Waarom we Kimchi bouwen: een oprichter over de restaurantsector

Door een mens geschreven. Geen thought leadership uit een AI.

Ik ben in de horeca geboren en er ook in getrouwd. Na 15 jaar in restaurantoperations van elke omvang, van losse vestigingen tot internationale ketens, zie ik telkens hetzelfde probleem opduiken. Het is een van de redenen waarom ik me in mijn werk vandaag zo op processen en business intelligence toeleg, en precies de reden waarom we Kimchi bouwen.

Een voorbeeld.

Eén keer opgelost, en weer vergeten

Neem een restaurant dat geregeld moeite heeft om op tijd open te gaan. De manager gooit de ochtendvoorbereiding om, verdeelt de taken duidelijk en voert een eenvoudige papieren checklist in. Binnen een week staat alles klaar voordat de eerste klant binnenkomt. Probleem opgelost!

Een paar maanden later neemt die manager ontslag, en haar kennis verdwijnt met haar, omdat die nooit echt tot de rest van het bedrijf is doorgedrongen.

Intussen kampen andere restaurants van dezelfde keten met precies hetzelfde probleem. Ook daar probeert een manager het uit te zoeken en vindt hij het wiel opnieuw uit. Reken dat maal 100 restaurants. Elke dag opnieuw.

Ik heb er in mijn loopbaan talloze varianten van gezien, en het frustreert me nog altijd.

We steken zoveel tijd in het opsporen van problemen. Maar hoeveel tijd steken we erin om ze ook opgelost te houden? Werken AAN je bedrijf, in plaats van alleen IN je bedrijf.

Een dataprobleem of een uitvoeringsprobleem?

In die 15 jaar heb ik onze sector zien veranderen en fors zien investeren in technologie. Betere POS-systemen, business intelligence, personeelsplanning, voorraadbeheer, audittools en steeds slimmere dashboards. Begrijp me niet verkeerd: die tools hebben we nodig!

Vandaag zien we bijna meteen wanneer een restaurant te veel aan personeel uitgeeft, wanneer de foodcost oploopt of wanneer een vestiging achterblijft. We weten WAT er gebeurt.

Maar wat er daarna gebeurt, daar erger ik me elke keer weer aan!

Iemand maakt een rapport. Een operations manager plant een meeting. De restaurantmanager krijgt telefoon. Er komt een actieplan. Misschien raakt het probleem opgelost. Drie weken later duikt precies hetzelfde probleem elders op, en kunnen we weer van voren af aan beginnen.

Soms vraag ik me af hoeveel geld onze sector verliest doordat we problemen blijven oplossen die al eens zijn opgelost. Ik denk niet dat onze sector een dataprobleem heeft. Ik denk dat we een uitvoeringsprobleem hebben.

Organisatorisch geheugenverlies

De kennis is er wel, maar waar zit ze?

In iemands hoofd! In een WhatsApp-gesprek! In een Excelbestand dat niemand opent! Of misschien in V7-final.pdf van dat proces dat we ooit hebben uitgeschreven? Die pdf die ergens op iemands eigen laptop staat! En wat als die persoon vertrekt?!

Wie mij kent, weet dat ik bezeten ben van BPMN-processen.

Maar wat heb je aan een prachtig gedocumenteerd proces als niemand het volgt, niemand het bijwerkt en niemand nagaat of het echt werkt?

Ik heb in mijn loopbaan ontzettend slimme mensen leren kennen. Restaurantmanagers die praktische oplossingen bedenken voor problemen waarvan het hoofdkantoor het bestaan niet eens kende. Medewerkers op de vloer die met kleine verbeteringen komen die elke week uren werk schelen.

Aan goede mensen of goede ideeën ontbreekt het niet. Wat ontbreekt, is een betrouwbare manier om vast te leggen wat werkt, daar een betere werkwijze van te maken en die kennis voor iedereen beschikbaar te stellen. Organisatorisch geheugenverlies, zo noem ik dat.

Waar Kimchi begon

Stel je voor hoe anders een restaurantketen zou draaien als elke vestiging kon voortbouwen op wat de beste managers al hebben uitgevogeld. Precies daar begon ons denkwerk over Kimchi.

Als medeoprichter ben ik natuurlijk wat bevooroordeeld, en misschien is het wat cliché dat uitgerekend ik dit artikel schrijf. Maar we bouwen Kimchi omdat ik al jaren met deze frustraties rondloop.

We wilden niet nog een dashboard bouwen dat restaurantmanagers vertelt dat hun personeelskosten te hoog zijn. Dat weten ze zelf ook wel!

We wilden wat er echt in restaurants gebeurt verbinden met wat de mensen die er werken weten, en met wat het bedrijf moet verbeteren.

Wat als we die operationele signalen konden opvangen, er opportuniteiten van konden maken en ervoor konden zorgen dat er ook echt iets mee gebeurt? En als een verbetering in één restaurant werkt, waarom zouden de andere 99 er dan niet van profiteren?

Dat is wat we met Kimchi willen bouwen.

Het andere deel van de uitdaging

De technologie bouwen is natuurlijk maar een deel van de uitdaging. Mensen zover krijgen dat ze die ook echt gebruiken, is een ander verhaal. Ik heb genoeg implementaties zien passeren om te weten dat je met nieuwe software niet vanzelf verandert hoe mensen werken. (Ik heb er voor mijn MBA zelfs onderzoek naar gedaan.)

Herken je dit, of je nu zelf restaurants leidt of gewoon benieuwd bent naar wat we bouwen? Dan praat ik heel graag met je.

Want een probleem vinden is makkelijk.
Zorgen dat het overal opgelost raakt, daar zit de echte waarde.