Gebruiksvoorwaarden

Deze voorwaarden vormen de overeenkomst tussen Kimchi BV (‘Kimchi’, ‘wij’, ‘ons’) en het bedrijf dat het Kimchi-platform gebruikt (‘jij’, ‘je’, de ‘klant’). Ze gelden voor de Kimchi-webapp (app.usekimchi.com), de mobiele Kimchi-app en deze website.

In het kort

• Kimchi wordt verkocht aan bedrijven. Een horecabedrijf schrijft zich in, maakt een werkruimte aan en nodigt zijn team uit. Gebruik je Kimchi als werknemer, dan is het de overeenkomst van je werkgever met ons die deze voorwaarden tussen jou en de app laat gelden.
• Je inhoud blijft van jou. SOP’s, trainingen, checklists, berichten — we hosten en verwerken ze om de dienst te leveren, meer niet.
• AI-output is een concept. Hij kan fout zijn. Een mens controleert hem voordat hij de standaard wordt — zeker alles wat met voedselveiligheid te maken heeft.
• Het Belgische recht is van toepassing, en hoe we met persoonsgegevens omgaan, staat in ons privacybeleid en in de verwerkersovereenkomst die we met elke klant sluiten.

1. Wie we zijn

Het Kimchi-platform wordt geleverd door:

Kimchi BV in oprichting (een Belgische vennootschap in oprichting)
België
E-mail: yassine@kitchr.ai

Verbintenissen die vóór de voltooiing van de oprichting in naam van Kimchi zijn aangegaan, worden door Kimchi BV overgenomen zodra ze is opgericht, zoals het Belgische vennootschapsrecht bepaalt.

2. Waarop deze voorwaarden van toepassing zijn

De dienst. Kimchi is een platform voor training, kennis en teamcommunicatie voor horecateams: SOP’s en kennisbeheer, trainingen maken met hulp van AI, onboarding, checklists, projecten, teamcommunicatie en integraties met tools van derden. Welke modules en limieten voor jou gelden, staat in het abonnement of de bestelling die je met ons bent overeengekomen; als een ondertekende bestelling of raamovereenkomst tussen ons iets anders bepaalt dan deze voorwaarden, heeft het ondertekende document voorrang.

Alleen voor bedrijven. Kimchi wordt aangeboden aan bedrijven en andere professionele gebruikers voor doeleinden van hun handels- of beroepsactiviteit, niet aan consumenten. Door een werkruimte aan te maken, bevestig je dat je handelt voor een bedrijf en dat de persoon die deze voorwaarden aanvaardt bevoegd is om dat bedrijf te verbinden.

Je team. Iedereen die je in je werkruimte uitnodigt, gebruikt Kimchi onder jouw overeenkomst met ons. Je bent verantwoordelijk voor wie je uitnodigt, voor de rechten die je hun geeft en ervoor dat hun gebruik deze voorwaarden volgt. Waar je teamleden eigen rechten hebben — bijvoorbeeld over hun persoonsgegevens — worden die rechten beschreven in het privacybeleid en worden ze door dit onderdeel niet beperkt.

Deze website. Je mag hem bekijken en een demo boeken. De inhoud ervan dient ter informatie; ze is geen aanbod, en productbeschrijvingen kunnen veranderen naarmate het product verandert.

3. Accounts en werkruimtes

• Accountgegevens moeten juist zijn, en inloggegevens zijn persoonlijk: één login per persoon, geen gedeelde accounts.
• Houd wachtwoorden geheim. Laat het ons meteen weten als je vermoedt dat een account is gecompromitteerd, dan helpen we het te beveiligen.
• De beheerders van je werkruimte hebben de controle over de werkruimte: ze nodigen leden uit en verwijderen ze, kennen rollen toe en beslissen welke gegevens erin komen. Instructies van een beheerder van de werkruimte gelden als instructies van jou.

4. Aanvaardbaar gebruik

Gebruik Kimchi om je zaak te runnen, en doe het volgende niet:

• de wet overtreden of iemands rechten schenden (ook privacy- en intellectuele-eigendomsrechten);
• kwaadaardige code uploaden, de dienst aftasten of overbelasten, of proberen toegangscontroles, scheidingen tussen organisaties of gebruikslimieten te omzeilen;
• anderen lastigvallen of schade berokkenen, of de communicatiefuncties gebruiken om spam of onrechtmatige inhoud te versturen;
• de dienst doorverkopen, in sublicentie geven of leveren aan derden buiten je eigen organisatie, of er een concurrerend product op bouwen;
• de dienst scrapen of gebruiken om machine-learningmodellen te trainen zonder onze schriftelijke toestemming.

We kunnen een account of werkruimte die dit onderdeel ernstig of herhaaldelijk schendt opschorten, na je te hebben gewaarschuwd waar dat redelijk is. We herstellen de toegang zodra het probleem is opgelost.

5. Je inhoud

Alles wat jij of je team in Kimchi zet — SOP’s, trainingen, recepten, checklists, foto’s, berichten, bestanden — is jouw inhoud. Je behoudt alle rechten die je erop hebt. Je geeft ons de licentie die we nodig hebben om die inhoud te hosten, op te slaan, te verwerken, door te sturen en weer te geven, uitsluitend voor zover nodig om de dienst te leveren; die licentie eindigt wanneer de inhoud wordt verwijderd.

Je bent verantwoordelijk voor je inhoud: dat je het recht hebt om ze te uploaden, en voor wat ze bevat. We controleren ze niet, maar we kunnen inhoud verwijderen die we wettelijk moeten verwijderen, en laten het je weten als we dat doen.

Je kunt je inhoud exporteren zolang je abonnement loopt. Na het einde van de overeenkomst verwijderen we de werkruimte zoals beschreven in het privacybeleid (binnen 90 dagen, op verzoek eerder).

6. AI-functies

De AI-functies van Kimchi genereren concepten: trainingen uit je documenten, samenvattingen, voorgestelde SOP-updates, beoordelingen van checklistfoto’s, antwoorden van de assistent. Uit het woord ‘concept’ volgen twee dingen:

• Output is geen advies. AI-output kan onjuist, onvolledig of verouderd zijn, en Kimchi is geen bron van juridisch, medisch of voedselveiligheidsadvies. Je controleert AI-output voordat je erop vertrouwt, en de naleving van de regels die op je bedrijf van toepassing zijn — in de eerste plaats HACCP- en hygiëneregels — blijft jouw verantwoordelijkheid.
• Output uit je inhoud is van jou. Tussen jou en ons ben jij eigenaar van de AI-output die uit de inhoud van je werkruimte wordt gegenereerd, met dezelfde licentie aan ons als voor de rest van je inhoud.

Wat naar welke AI-aanbieder wordt gestuurd, en onder welke voorwaarden, staat in het privacybeleid. Onze AI-aanbieders mogen je inhoud niet gebruiken om hun modellen te trainen.

7. Diensten en integraties van derden

Je kunt diensten van derden aan je werkruimte koppelen — een personeelsplanner, Google Drive, bronnen van online reviews. Elke koppeling is optioneel en jouw keuze: je bevestigt dat je gerechtigd bent het account te koppelen, en de eigen voorwaarden van de derde partij gelden voor diens dienst. We zijn niet verantwoordelijk voor diensten van derden, en een integratie kan ophouden te werken als de derde partij wijzigt of intrekt wat ze ons ter beschikking stelt; gebeurt dat, dan doen we redelijke inspanningen om ons aan te passen, maar een integratie is geen gegarandeerde functie.

8. Onze intellectuele eigendom

De dienst zelf — de software, het ontwerp, de naam en het merk Kimchi, en inhoud die wij hebben geschreven — behoort toe aan Kimchi BV of haar licentiegevers. Je abonnement geeft je een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst te gebruiken zolang de overeenkomst loopt, en niets meer: er gaan geen rechten op de software of het merk op jou over. Feedback die je ons over het product geeft, mag vrij worden gebruikt om het te verbeteren.

9. Vergoedingen en betaling

• Vergoedingen, factuurperiode en betalingsvoorwaarden staan in je bestelling of abonnement. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.
• Facturen zijn betaalbaar binnen de termijn die erop vermeld staat. Bedragen die op de vervaldag onbetaald zijn, brengen interesten en invorderingskosten op zoals bepaald in de Belgische wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, zonder voorafgaande ingebrekestelling.
• Als een factuur ruim na de vervaldag onbetaald blijft, kunnen we de werkruimte na een schriftelijke herinnering opschorten, en ze weer activeren zodra het saldo is betaald. Opschorting ontslaat je niet van de betaling voor de overeengekomen looptijd.
• Als we je gratis toegang of proeftoegang geven, wordt die geleverd zoals ze is, kan ze op elk moment worden beperkt of beëindigd, en verplicht geen enkele bepaling in deze voorwaarden ons om een gratis dienst in stand te houden.

10. Gegevensbescherming

Voor de persoonsgegevens in je werkruimte ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. We verwerken ze alleen volgens jouw instructies, op basis van de verwerkersovereenkomst die met jou is gesloten, en zoals beschreven in het privacybeleid — dat de categorieën dienstverleners beschrijft die we gebruiken en waar gegevens worden opgeslagen; de volledige lijst van subverwerkers hoort bij de verwerkersovereenkomst. We leven allebei de AVG na in onze respectieve rol.

11. Vertrouwelijkheid

Geen van ons beiden maakt vertrouwelijke informatie van de ander bekend — jouw inhoud en bedrijfsinformatie aan onze kant, niet-openbare product- en prijsinformatie aan jouw kant — behalve aan mensen die ze nodig hebben en tot geheimhouding verplicht zijn, of wanneer de wet bekendmaking vereist. Dit blijft gelden na het einde van de overeenkomst.

12. Beschikbaarheid, support en wijzigingen aan de dienst

We beheren Kimchi met zorg en streven ernaar het de klok rond beschikbaar te houden, maar we beloven geen ononderbroken of foutloze werking: onderhoud, dringende beveiligingswerkzaamheden en storingen buiten onze controle (hosting, netwerken, aanbieders van derden) kunnen de dienst onderbreken. We plannen onderhoud waar mogelijk buiten drukke uren, en we laten je vooraf weten wanneer er belangrijke geplande onderbrekingen zijn.

Kimchi is een product in actieve ontwikkeling. We voegen functies toe, wijzigen ze en schaffen er af en toe af; als we iets afschaffen dat wezenlijk is voor hoe je Kimchi gebruikt, laten we het je vooraf weten en helpen we je je aan te passen. Support wordt geleverd per e-mail en in de app tijdens de Belgische kantooruren, tenzij je bestelling iets anders bepaalt.

13. Garanties en uitsluitingen

We garanderen dat we de dienst leveren met redelijke vakkundigheid en zorg. Daarnaast wordt de dienst geleverd zoals beschikbaar: we garanderen niet dat hij geschikt is voor een bepaald doel, dat AI-output juist is, of dat de dienst vrij is van kleine gebreken — geen enkele software is dat. Wettelijke garanties die tussen ondernemingen naar Belgisch recht niet kunnen worden uitgesloten, blijven onverlet.

14. Aansprakelijkheid

Niets in deze voorwaarden sluit aansprakelijkheid voor bedrog of opzettelijke fout uit of beperkt die, noch enige andere aansprakelijkheid die naar Belgisch recht niet kan worden uitgesloten. Voor het overige, en voor ons allebei:

• geen van beide partijen is aansprakelijk voor indirecte schade of gevolgschade — gederfde winst, gederfde omzet, verlies van gegevens (voor zover niet hersteld door onze back-ups) of reputatieschade;
• de totale aansprakelijkheid van elke partij onder deze overeenkomst is per contractjaar beperkt tot de vergoedingen die je ons hebt betaald voor de twaalf maanden vóór de gebeurtenis die tot de vordering leidt;
• we zijn niet aansprakelijk voor schade veroorzaakt door je inhoud, door je gebruik van de dienst in strijd met deze voorwaarden, door beslissingen genomen op basis van niet-gecontroleerde AI-output, of door diensten van derden die je hebt gekoppeld.

Het plafond geldt niet voor je betalingsverplichtingen, noch voor een schending door een van beide partijen van de onderdelen over vertrouwelijkheid of gegevensbescherming.

15. Looptijd, opschorting en beëindiging van de overeenkomst

• De overeenkomst loopt voor de termijn in je bestelling en wordt verlengd zoals je bestelling bepaalt.
• Elke partij kan de overeenkomst om gegronde redenen beëindigen als de andere partij de overeenkomst ernstig schendt en de schending niet herstelt binnen 30 dagen na schriftelijke kennisgeving — of onmiddellijk wanneer de schending niet kan worden hersteld.
• We kunnen onmiddellijk beëindigen of opschorten als de wet dat vereist, of als je gebruik de dienst of andere klanten in gevaar brengt; we heffen een opschorting op zodra het risico is verdwenen.
• Exporteer bij beëindiging je inhoud voordat de werkruimte wordt verwijderd (zie je inhoud). Onderdelen die naar hun aard blijven gelden — vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid, betaling voor de verstreken periode — blijven gelden.

16. Wijzigingen in deze voorwaarden

We kunnen deze voorwaarden bijwerken naarmate het product en de wet evolueren. We publiceren de nieuwe versie hier met een nieuwe ingangsdatum, en bij belangrijke wijzigingen brengen we de beheerders van je werkruimte in de app of per e-mail op de hoogte, minstens 30 dagen voordat ze van kracht worden. Als een belangrijke wijziging in je nadeel is, kun je de overeenkomst beëindigen met ingang van de datum waarop de wijziging van kracht wordt, door ons vóór die datum te schrijven; als je Kimchi na die datum blijft gebruiken, geldt dat als aanvaarding.

17. Algemeen

• Overdracht. Geen van beide partijen draagt de overeenkomst over zonder toestemming van de andere, behalve aan een rechtsopvolger bij een fusie, overname of verkoop van de onderneming, met kennisgeving.
• Deelbaarheid. Als een bepaling ongeldig wordt verklaard, wordt ze vervangen door de geldige bepaling die de bedoeling ervan het dichtst benadert, en blijft de rest van kracht.
• Volledige overeenkomst. Deze voorwaarden, je bestelling, de verwerkersovereenkomst en het privacybeleid vormen de volledige overeenkomst over de dienst, en vervangen eerdere besprekingen. Je eigen aankoopvoorwaarden zijn niet van toepassing, ook niet als we er niet afzonderlijk bezwaar tegen hebben gemaakt.
• Kennisgevingen. Juridische kennisgevingen gaan per e-mail naar yassine@kitchr.ai aan onze kant, en naar de e-mailadressen van de beheerders van je werkruimte aan jouw kant.
• Overmacht. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor tekortkomingen veroorzaakt door gebeurtenissen buiten haar redelijke controle, zolang de gebeurtenis duurt.

18. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken

Deze overeenkomst wordt beheerst door Belgisch recht. Elk geschil dat we niet samen kunnen regelen, wordt voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement van de maatschappelijke zetel van Kimchi BV in België.

19. Contact

Vragen over deze voorwaarden: yassine@kitchr.ai, of per post aan Kimchi BV, België.