Politique de confidentialité

En vigueur depuis le 23 octobre 2026

Cette traduction est fournie pour votre commodité. En cas de divergence avec la version anglaise, c'est cette dernière qui prévaut.

Kimchi est une plateforme de formation, de connaissances et de communication d'équipe pour les équipes de l'hôtellerie-restauration, éditée par Kimchi BV (« Kimchi », « nous »). Cette politique explique quelles données personnelles nous collectons lorsque vous utilisez l'application web Kimchi (app.usekimchi.com), l'application mobile Kimchi pour iOS et Android, et ce site web ; pourquoi nous les collectons ; avec qui nous les partageons ; et quels sont vos droits.

En bref

Kimchi est un outil professionnel. Votre employeur (ou l'entreprise qui vous a invité) configure l'espace de travail et décide de ce qu'il contient. Pour ces données, votre employeur est le « responsable du traitement » au sens du RGPD, et nous les traitons pour son compte.
Nous ne vendons pas vos données et nous ne les utilisons pas à des fins publicitaires. Les apps Kimchi ne contiennent aucun outil d'analyse ni traceur publicitaire tiers.
Les fonctionnalités d'IA envoient du contenu à des fournisseurs de modèles d'IA. Lorsque vous utilisez l'assistant ou une fonctionnalité générée par l'IA, les textes, fichiers, photos ou vidéos concernés sont envoyés, via le service européen d'OpenRouter, à des modèles d'IA hébergés dans des centres de données européens pour produire le résultat. Les fournisseurs traitent votre contenu selon des conditions de non-conservation des données (« zero data retention ») : ils n'ont le droit ni de le stocker ni de l'utiliser pour entraîner des modèles.
Les données Google ne servent qu'aux fonctionnalités pour lesquelles elles ont été connectées. Si votre employeur connecte Google Drive ou Google Business Profile, nous ne lisons que ce dont ces fonctionnalités ont besoin, nous ne modifions jamais rien chez Google et nous respectons les règles d'utilisation limitée (Limited Use) de Google — voir Données utilisateur Google.
Où vos données sont stockées et traitées. Nos serveurs, nos bases de données et les fichiers téléversés se trouvent dans des centres de données situés dans l'UE, et les fonctionnalités d'IA que Kimchi exécute sont traitées en Europe ; la dictée vocale utilise la reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple ou Google). Certains prestataires sont des sociétés américaines, dont notre routeur d'IA, plusieurs hébergeurs de modèles d'IA et nos prestataires d'e-mail et de sauvegarde ; certains conservent des données ou des métadonnées aux États-Unis. Pour ces transferts, nous appliquons des garanties reconnues.
Vous gardez le contrôle. Vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification ou leur effacement à tout moment — voir vos droits.

1. Qui sommes-nous

La société responsable de Kimchi est :

Kimchi BV in oprichting (société belge en cours de constitution)
Belgique
E-mail : privacy@usekimchi.com

2. Qui est responsable de vos données

Il existe deux situations, et il importe de savoir laquelle s'applique.

L'espace de travail de votre employeur. Lorsque vous utilisez Kimchi en tant que membre d'une organisation — par exemple le groupe de restaurants pour lequel vous travaillez —, cette organisation décide quelles données sont saisies dans Kimchi, qui peut les voir et combien de temps elles sont conservées. Au sens du RGPD, elle est le responsable du traitement, et nous sommes le sous-traitant qui agit sur ses instructions dans le cadre d'un accord de traitement des données. Cela couvre votre profil, vos formations, vos messages, vos checklists, vos données de service et tout le reste au sein de l'espace de travail.

Nos propres traitements. Nous sommes le responsable du traitement pour ce que nous faisons en notre nom propre : créer les comptes et sécuriser les connexions ; assurer le fonctionnement, la sécurité et la fiabilité du service (journaux serveur, rapports d'erreurs) ; répondre aux demandes d'assistance et de démo ; communiquer avec les entreprises qui achètent Kimchi ; et les visiteurs de ce site web.

Si vous avez une question sur la manière dont votre employeur utilise Kimchi — par exemple pourquoi un certain champ a été rempli, ou qui dans votre équipe peut voir vos résultats de formation —, adressez-vous d'abord à lui. Nous l'aiderons à vous répondre.

3. Les données que nous collectons

3.1 Données fournies par vous ou par votre employeur

Catégorie	Contenu
Compte et profil	Prénom et nom, adresse e-mail, numéro de téléphone (si vous avez été invité par SMS), mot de passe (stocké uniquement sous forme de hachage salé — nous ne pouvons jamais le voir), photo de profil, langue de l'interface, fonction et groupes, établissements et équipes dont vous faites partie. Votre employeur peut, s'il le souhaite, ajouter une date de naissance, une adresse personnelle, un genre (« homme », « femme » ou « préfère ne pas répondre ») et une courte description de votre fonction.
Contenu que vous créez	SOP, formations, recettes, checklists (y compris les photos prises comme preuve de réalisation), projets et tâches, commentaires, réponses aux quiz, fichiers que vous téléversez, et tout texte ou image que vous ajoutez aux publications.
Messages	Messages directs, discussions de groupe, annonces, publications, sondages et vos votes, réactions, et pièces jointes photo ou vidéo. Les messages sont chiffrés en transit et stockés sur nos propres serveurs en Allemagne, mais ne sont pas chiffrés de bout en bout (voir qui voit quoi dans votre espace de travail).
Historique de formation	Les formations et parcours d'intégration qui vous ont été attribués, votre progression, les dates de réalisation et vos scores aux quiz.
Notes des responsables	Votre employeur peut enregistrer une note d'évaluation concernant un employé. Il s'agit des données de votre employeur ; nous les stockons pour lui.
Conversations avec l'IA	Les questions que vous posez à Kimchi, les fichiers, photos ou textes dictés que vous y joignez, et les réponses (voir Fonctionnalités d'IA).
Réservations de démo	Si vous réservez une démo via ce site web : votre nom, votre adresse e-mail, toute autre information saisie dans le formulaire de réservation, et le créneau choisi. La prise de rendez-vous passe par Cal.com (voir cookies).
Actualités du blog	Si vous vous abonnez aux actualités du blog sur ce site web : votre adresse e-mail, la page sur laquelle vous vous êtes abonné, et la date.
Assistance	Tout ce que vous nous envoyez lorsque vous demandez de l'aide, y compris des captures d'écran.

3.2 Données générées lorsque vous utilisez Kimchi

Catégorie	Contenu
Données techniques	Adresse IP, type de navigateur, système d'exploitation, modèle d'appareil, version de l'app et heure de chaque requête, conservés dans les journaux serveur à des fins de sécurité et de dépannage.
Données d'activité	La dernière fois que vous avez ouvert Kimchi, les formations que vous avez terminées, le moment où vous avez lu un message (accusés de lecture) ou consulté une publication.
Notifications	Un jeton de notification push pour votre appareil, le nom du modèle de l'appareil (par ex. « iPhone 15 (ios) ») et un historique des notifications qui vous ont été envoyées.
Rapports d'erreurs	Si l'app plante ou rencontre une erreur, un rapport (trace d'appels, appareil et système d'exploitation, version de l'app, identifiant utilisateur pseudonyme) est envoyé à notre propre serveur de suivi des erreurs — et non à un tiers. Il est configuré pour ne pas inclure votre nom ni votre adresse e-mail.
Historique d'utilisation de l'IA	Pour chaque requête d'IA, nous enregistrons le modèle utilisé, le nombre de tokens et le coût, liés à votre identifiant utilisateur et à celui de votre organisation, afin de suivre la qualité et les coûts.

3.3 Données issues des intégrations connectées par votre employeur (facultatif)

C'est votre employeur qui décide de connecter ou non l'une de ces intégrations. S'il le fait, nous recevons :

Intégration	Données reçues	Utilisation
Strobbo (planification du personnel)	Nom de l'employé, e-mail, numéro de mobile, fonction, statut d'emploi, langue et plannings des services (date, début/fin, établissement, remarques).	Créer votre compte et votre invitation, et afficher les bonnes checklists et les bons rappels aux personnes qui sont en service.
Google Drive	Les fichiers des dossiers que votre employeur connecte, en lecture seule (voir Données utilisateur Google).	Utiliser ces documents comme sources de connaissances pour les SOP, les formations et l'assistant IA.
Google Business Profile / avis en ligne	Les avis Google publics sur les établissements de votre employeur — nom de l'auteur, texte, note et date —, collectés via Google et un service de collecte d'avis (voir Données utilisateur Google).	Repérer les problèmes récurrents et suggérer des formations ou des mises à jour de SOP.

3.4 Autorisations de l'appareil (application mobile)

L'app Kimchi demande les autorisations suivantes, chacune uniquement lors de la première utilisation de la fonctionnalité concernée :

Appareil photo et photothèque — pour prendre ou joindre des photos et des vidéos aux messages, aux checklists et à votre profil.
Microphone et reconnaissance vocale — pour dicter des questions à l'assistant IA.
Notifications — pour vous envoyer des notifications push.

Vous pouvez refuser ou retirer chacune d'elles dans les réglages de votre appareil ; le reste de l'app continue de fonctionner. L'app ne demande pas accès à votre position, à vos contacts ni à votre calendrier.

4. Données utilisateur Google

Un administrateur de l'espace de travail de votre employeur peut connecter deux services Google à Kimchi : Google Drive et Google Business Profile. Rien n'est connecté tant qu'un administrateur ne s'est pas connecté avec Google et n'a pas approuvé l'accès. Cette section explique ce que nous faisons des données que nous recevons ainsi de Google (« données utilisateur Google »).

4.1 Ce à quoi nous accédons, et pourquoi

Service	Ce à quoi nous accédons	Ce que nous ne faisons pas
Google Drive (lecture seule)	L'adresse e-mail du compte Google que l'administrateur connecte, pour indiquer quel compte est lié. Les noms des Drive partagés et des dossiers, pour que l'administrateur puisse choisir les dossiers à synchroniser. Les fichiers des dossiers sélectionnés par l'administrateur, y compris leurs sous-dossiers et les fichiers vers lesquels pointent les raccourcis qu'ils contiennent : leur contenu, leur nom, leur type de fichier, leur emplacement dans le dossier et la date de leur dernière modification. Les Google Docs, Sheets et Slides sont copiés sous forme de fichiers PDF, Excel et PowerPoint ; les autres fichiers de plus de 100 Mo sont ignorés. Pour maintenir les copies à jour, Kimchi lit la liste des modifications récentes de Drive et ignore toute entrée située en dehors des dossiers sélectionnés, sauf pour les fichiers et dossiers dont il détient une copie. Lorsque l'un d'eux est déplacé, Kimchi vérifie s'il est encore accessible depuis les dossiers sélectionnés, directement ou par un raccourci situé à l'intérieur ; pour cela, il lit uniquement l'emplacement des dossiers parents et des raccourcis qui pointent vers lui, jamais leur nom ni leur contenu.	Kimchi ne télécharge jamais de fichiers depuis des dossiers que l'administrateur n'a pas sélectionnés, et ne crée, ne modifie, ne déplace, ne partage ni ne supprime jamais rien dans Google Drive.
Google Business Profile	Les comptes et établissements Business Profile que gère l'administrateur, afin qu'il puisse associer chaque fiche à un établissement Kimchi. Les avis des fiches associées : nom de l'auteur, note, texte de l'avis et date.	Kimchi ne répond jamais aux avis, ne modifie jamais une fiche et ne change rien d'autre dans Business Profile.

Nous utilisons les fichiers Drive comme sources de connaissances : pour les rendre consultables par recherche dans Kimchi, pour rédiger à partir d'eux des SOP et des formations, et pour permettre à l'assistant IA de répondre à des questions sur leur base. Nous utilisons les avis pour repérer les problèmes récurrents dans un établissement et suggérer des formations ou des mises à jour de SOP.

4.2 Comment nous les utilisons

Uniquement pour les fonctionnalités pour lesquelles elles ont été connectées, dans l'espace de travail qui les a connectées, et pour assurer la sécurité et le bon fonctionnement de ces fonctionnalités.
Jamais à des fins publicitaires, jamais vendues, et jamais utilisées pour établir des profils de personnes ni pour prendre des décisions en matière de crédit ou de prêt.
Jamais pour entraîner une IA. Nous n'utilisons pas les données utilisateur Google pour développer, améliorer ou entraîner des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique généralistes, et nos fournisseurs d'IA ne peuvent pas les utiliser pour entraîner les leurs.
Traitement par l'IA. Pour lire, résumer et rechercher les fichiers Drive et pour analyser les avis, leur contenu est envoyé aux modèles d'IA décrits à la section Fonctionnalités d'IA, uniquement pour produire ce résultat.

4.3 Comment nous les stockons et les protégeons, et combien de temps nous les conservons

Où. Les copies des fichiers Drive synchronisés sont conservées dans notre stockage de fichiers ; leur texte extrait, leur index de recherche et leurs résumés, ainsi que les avis, sont conservés dans notre base de données. Les deux se trouvent dans des centres de données situés dans l'UE.
Jetons d'accès. Les clés que Google nous fournit pour accéder au compte connecté sont stockées sous forme chiffrée dans notre base de données et utilisées uniquement par les serveurs de Kimchi pour communiquer avec Google. Elles ne sont jamais affichées dans l'app ni envoyées ailleurs.
Protection. Les mêmes mesures que pour toutes les données de votre espace de travail — voir comment nous protégeons vos données : chiffrement en transit, stockage sur nos propres serveurs en Allemagne, cloisonnement par organisation et accès limité des ingénieurs.
Durée. Une copie Drive est conservée tant que le fichier est accessible depuis un dossier connecté, directement ou par un raccourci situé dans l'un d'eux, et elle est remplacée lorsque la liste des modifications de Kimchi signale une nouvelle version. Une copie déplacée au sein des dossiers connectés est également déplacée dans Kimchi. Lorsqu'un fichier est supprimé dans Drive, ou n'est plus accessible depuis les dossiers connectés (il en a été sorti, ou son dernier raccourci dans ces dossiers a été supprimé ou déplacé hors de ceux-ci), Kimchi supprime sa copie lors de la synchronisation suivante, ou lors de la première synchronisation ultérieure pour laquelle Google Drive peut le confirmer. Retirer un dossier de la synchronisation retire ses fichiers de l'espace de travail, sauf ceux qu'un raccourci situé dans un autre dossier connecté permet encore d'atteindre, et qui y sont déplacés ; déconnecter Google Drive les retire tous. Chaque fois qu'une copie est retirée, son texte, son index de recherche, ses aperçus et le fichier stocké lui-même sont également supprimés ; ils ne subsistent alors que dans les sauvegardes, comme décrit à la section combien de temps nous conservons vos données. Les avis sont conservés aussi longtemps que l'espace de travail existe. Le contenu que votre équipe a créé à partir de ces sources, comme une SOP ou une formation, appartient à l'équipe et est conservé. Tout le reste suit la section combien de temps nous conservons vos données.

4.4 Avec qui nous les partageons

Les personnes de l'espace de travail de votre employeur, selon les autorisations définies par ses administrateurs.
Nos sous-traitants ultérieurs, uniquement pour faire fonctionner ces fonctionnalités : les fournisseurs d'hébergement, de base de données et de stockage de fichiers qui les stockent, et les fournisseurs de routage et de modèles d'IA qui les traitent (voir avec qui nous partageons les données). Chacun est lié par un contrat qui limite ce qu'il peut faire des données.
Les autorités, lorsque la loi l'exige.

Nous ne transférons les données utilisateur Google à personne d'autre. Si Kimchi BV fait l'objet d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs, les données utilisateur Google ne sont transmises au nouveau propriétaire qu'après l'accord explicite de l'organisation qui les a connectées.

4.5 Qui chez Kimchi peut les lire

Personne chez Kimchi ne lit vos données utilisateur Google, sauf si l'espace de travail nous en a donné l'autorisation explicite pour une demande d'assistance précise, si cela est nécessaire à des fins de sécurité, par exemple pour enquêter sur un abus, ou si la loi l'exige.

4.6 Comment mettre fin à l'accès et faire supprimer les données

Google Drive. Un administrateur peut retirer un seul dossier de la synchronisation, ou cliquer sur Déconnecter dans le panneau Google Drive de la page Intégrations de l'application web Kimchi. Kimchi arrête alors la synchronisation et supprime les fichiers synchronisés comme décrit ci-dessus. La déconnexion supprime également les jetons d'accès stockés et demande à Google de révoquer l'accès de Kimchi au compte, sauf si cette connexion Google est peut-être encore utilisée pour Google Business Profile dans le même espace de travail, ou pour Google Drive dans un autre espace de travail ; la révocation couperait aussi ces accès.
Google Business Profile. Un administrateur peut cliquer sur Déconnecter à côté d'une fiche sur la page Intégrations. Kimchi supprime alors les jetons d'accès stockés pour cette fiche, cesse de récupérer ses avis et demande à Google de révoquer l'accès de Kimchi, sauf si d'autres fiches ou Google Drive dans le même espace de travail dépendent peut-être encore de cette connexion Google.
Chez Google. La personne dont le compte Google a été connecté peut retirer l'accès de Kimchi à tout moment sur myaccount.google.com/permissions. Kimchi ne peut alors plus accéder à ce compte.
Suppression. Pour faire supprimer les données utilisateur Google que Kimchi détient encore, écrivez-nous (voir contact). Nous les supprimons dans un délai de 30 jours.

4.7 Utilisation limitée (Limited Use)

L'utilisation par Kimchi des informations reçues des API Google, et leur transfert vers toute autre application, respecteront la Google API Services User Data Policy, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use).

5. Fonctionnalités d'IA

Kimchi comprend un assistant IA et plusieurs fonctionnalités générées par l'IA : création de formations à partir de documents, résumés, traductions, évaluation des photos de checklists, transcription de vidéos, planification de projets et Opportunities (analyses opérationnelles). Voici comment vos données sont traitées :

Ce qui est envoyé. Lorsque vous utilisez une fonctionnalité d'IA, le contenu dont elle a besoin — votre question, les SOP, fichiers ou messages qu'elle utilise comme contexte, et les documents, photos ou vidéos joints — est envoyé à un grand modèle de langage pour produire le résultat. Si votre employeur utilise Opportunities, une analyse nocturne envoie aussi à des modèles d'IA des données de travail, comme les noms et fonctions, les horaires et absences, les résultats de formation, les checklists réalisées et les avis des clients, afin de repérer les problèmes opérationnels récurrents.
Qui les traite. Les requêtes sont envoyées à OpenRouter, Inc., une société américaine, via son service européen : celui-ci ne les traite qu'en Europe et refuse une requête plutôt que de l'envoyer ailleurs. OpenRouter transmet chaque requête au fournisseur que nous avons choisi pour ce modèle, dans ses centres de données européens : Google Cloud, Amazon Web Services ou Microsoft Azure (des sociétés américaines, dans leurs régions de l'UE), ou Inceptron (Suède). Ces fournisseurs traitent votre contenu uniquement pour générer la réponse, selon des conditions de non-conservation des données (« zero data retention ») : ils ne peuvent pas le stocker, ni l'utiliser pour entraîner des modèles. OpenRouter conserve des données de compte et de facturation concernant Kimchi, qui peuvent être stockées aux États-Unis.
Pages web. Si votre employeur active l'option « Laissez Kimchi lire des pages web » (désactivée par défaut), l'assistant peut lire une page web publique dont vous donnez le lien dans une conversation, ou vers laquelle renvoient les SOP et fichiers de votre organisation, et la citer. Les serveurs de Kimchi récupèrent la page directement sur le site ; aucun service de recherche n'intervient. L'assistant ne fait pas de recherche sur le web : la recherche web en direct a été retirée, le temps de la confier à un service de recherche européen, et nous indiquerons ici ce prestataire avant sa remise en service.
Dictée. Si vous dictez une question dans l'application mobile, l'audio est transcrit par le service de reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple sur iOS, Google sur Android), qui peut le traiter sur les serveurs de cette société, selon ses conditions de confidentialité. Seul le texte obtenu est envoyé à Kimchi.
Images d'illustration. Les images suggérées pour les formations proviennent d'Unsplash. Seuls les mots-clés de recherche sont envoyés, jamais vos données personnelles.
Ce que nous conservons. Vos questions et les réponses de l'IA sont stockées dans votre espace de travail, pour que vous puissiez y revenir et que votre employeur puisse examiner l'utilisation de l'assistant.
Une remarque sur l'exactitude. Les résultats de l'IA peuvent être erronés ou incomplets. Considérez-les comme un brouillon à vérifier — en particulier pour les questions de sécurité alimentaire.

6. Pourquoi nous utilisons vos données, et sur quelle base légale

Finalité	Base légale
Fournir Kimchi à l'espace de travail de votre employeur — comptes, contenu, messages, formations, checklists, notifications, intégrations, fonctionnalités d'IA	Nous agissons sur les instructions de votre employeur en tant que sous-traitant (art. 28 RGPD). La base propre de votre employeur est généralement son contrat avec vous et son intérêt légitime à former et coordonner son équipe (art. 6(1)(b) et (f)).
Créer et sécuriser votre compte ; prévenir les abus ; conserver les journaux et rapports d'erreurs ; corriger les bugs	Notre intérêt légitime à exploiter un service sûr et fiable (art. 6(1)(f)).
Envoyer des e-mails et SMS de service — invitations, codes de réinitialisation du mot de passe, rappels, mentions, mises à jour de tâches et récapitulatifs	Exécution du service (art. 6(1)(b)) et notre intérêt légitime à vous tenir informé de votre espace de travail (art. 6(1)(f)).
Répondre à vos demandes d'assistance	Notre intérêt légitime à vous aider (art. 6(1)(f)).
Répondre aux demandes de démo et échanger avec des clients potentiels	Mesures précontractuelles prises à votre demande (art. 6(1)(b)) et notre intérêt légitime à vendre notre service (art. 6(1)(f)).
Vous envoyer les nouveaux articles du blog et les actualités produit, si vous vous y êtes abonné	Votre consentement, donné lors de l'abonnement (art. 6(1)(a)). Vous pouvez le retirer à tout moment en vous désabonnant ou en nous écrivant.
Mesurer la fréquentation de ce site (statistiques de pages), si vous l'acceptez dans la bannière cookies	Votre consentement, donné dans la bannière cookies (art. 6(1)(a)). Vous pouvez le retirer à tout moment en effaçant les données de ce site dans votre navigateur ; la bannière vous reposera alors la question.
Utiliser votre appareil photo, votre microphone, votre photothèque ou les notifications push	Votre consentement, donné via l'autorisation de l'appareil (art. 6(1)(a)). Vous pouvez le retirer à tout moment dans les réglages de votre appareil.
Suivre l'utilisation et le coût de l'IA par organisation	Notre intérêt légitime à exploiter les fonctionnalités d'IA de manière fiable et à facturer correctement (art. 6(1)(f)).
Conserver les documents contractuels et de facturation avec les clients professionnels	Obligation légale découlant du droit commercial et fiscal belge (art. 6(1)(c)).

Nous n'utilisons pas vos données pour prendre des décisions automatisées produisant des effets juridiques vous concernant ou vous affectant de manière similaire de façon significative.

Nous ne vendons jamais de données personnelles. Nous les partageons uniquement avec :

Les personnes de votre espace de travail. Vos collègues peuvent voir votre nom, votre photo et votre fonction, ainsi que ce que vous publiez ou leur envoyez ; les responsables et administrateurs peuvent en voir davantage — voir qui voit quoi dans votre espace de travail.

Les prestataires de services (sous-traitants ultérieurs) qui nous aident à faire fonctionner Kimchi. Chacun est lié par un contrat qui limite ce qu'il peut faire des données. Ils relèvent des catégories suivantes :

les fournisseurs d'hébergement et d'infrastructure qui font fonctionner nos serveurs, nos bases de données et ce site web, dans des centres de données situés dans l'UE ;
le stockage des fichiers, photos et vidéos téléversés, dans des centres de données situés dans l'UE ;
les fournisseurs de routage et de modèles d'IA décrits à la section Fonctionnalités d'IA ;
les prestataires d'envoi de nos e-mails, SMS et notifications push ;
un service de prise de rendez-vous pour les démos réservées via ce site web ;
un service qui collecte les avis publics des établissements connectés ;
des services de fonds de carte et de vidéos intégrées dans l'application web — votre navigateur communique directement avec eux, ce qui leur révèle votre adresse IP ;
et les outils tiers que votre employeur choisit de connecter (voir intégrations).

La liste complète et à jour de nos sous-traitants ultérieurs — qui ils sont, ce que fait chacun d'eux et où il traite les données — fait partie de l'accord de traitement des données que nous concluons avec chaque client professionnel, et les clients peuvent la demander à tout moment via privacy@usekimchi.com.

Les autorités et autres tiers lorsque la loi l'exige, par exemple pour respecter une obligation légale ou une décision de justice, ou pour protéger les droits, les biens ou la sécurité de nos utilisateurs ou d'autres personnes.

Un acquéreur ou un successeur si Kimchi BV fait l'objet d'une fusion, d'une acquisition ou d'une cession d'actifs. Nous vous en informerons avant que vos données ne soient soumises à une autre politique de confidentialité.

8. Lieu de stockage de vos données et transferts internationaux

Les serveurs, la base de données et les fichiers téléversés de Kimchi se trouvent dans des centres de données situés dans l'UE, et les fonctionnalités d'IA que Kimchi exécute sont traitées en Europe ; la dictée vocale utilise la reconnaissance vocale de votre téléphone (Apple ou Google). Certains de nos prestataires, dont notre routeur d'IA et plusieurs hébergeurs de modèles d'IA, sont des sociétés américaines ; certains stockent des données aux États-Unis ou peuvent y accéder depuis ce pays. Pour ces transferts, nous nous appuyons sur le cadre de protection des données UE-États-Unis (EU-US Data Privacy Framework) lorsque le prestataire est certifié, et à défaut sur les clauses contractuelles types de la Commission européenne, assorties de garanties supplémentaires. Vous pouvez nous demander une copie des garanties applicables.

9. Qui voit quoi dans votre espace de travail

Vos collègues peuvent voir votre nom, votre photo de profil, votre fonction et vos établissements ; les messages que vous leur envoyez ; vos publications, commentaires et réactions ; vos votes dans les sondages (les sondages ne sont pas anonymes) ; et, dans les discussions de groupe, si vous avez lu un message.
Les responsables et administrateurs de votre organisation peuvent en outre voir votre profil complet (y compris les champs facultatifs remplis par votre employeur), votre progression et vos scores de formation, vos checklists soumises, votre dernière activité, les données de service issues d'un outil de planification connecté, et les notes d'évaluation qu'ils ont rédigées.
Les messages directs ne peuvent être ouverts que par les participants à la conversation. Les administrateurs ne peuvent pas lire vos messages directs via Kimchi.
Notre équipe. Un petit nombre de nos ingénieurs peut accéder aux données stockées — y compris les messages — lorsque cela est strictement nécessaire pour des raisons d'assistance, de sécurité ou juridiques. Nous ne lisons pas vos messages à d'autres fins.

Les messages et fichiers sont chiffrés lors de leur transmission vers et depuis Kimchi et stockés sur nos propres serveurs en Allemagne, mais ils ne sont pas chiffrés de bout en bout.

10. Combien de temps nous conservons vos données

Données	Durée de conservation
Votre compte, votre profil et le contenu de l'espace de travail	Aussi longtemps que l'espace de travail de votre employeur existe et que vous en êtes membre. Lorsque votre employeur vous retire, votre profil est supprimé. Certains contenus que vous avez créés pour l'équipe (par exemple des SOP, ou des messages dans des conversations partagées) peuvent rester dans l'espace de travail, sans plus être liés à votre nom, parce que l'équipe en a encore besoin.
Un espace de travail entier	Lorsque le contrat d'un client professionnel prend fin, nous supprimons l'espace de travail et toutes ses données dans un délai de 90 jours, sauf si le client nous demande de le supprimer plus tôt ou si la loi nous oblige à conserver certains documents.
Journaux serveur et rapports d'erreurs	Jusqu'à 90 jours.
Historique d'envoi des SMS et e-mails	Aussi longtemps que le compte concerné existe, à des fins de dépannage et de rapprochement des coûts.
Échanges avec l'assistance	Jusqu'à 2 ans après la clôture de la demande.
Abonnements aux actualités du blog	Jusqu'à ce que vous vous désabonniez ou nous demandiez de vous retirer.
Statistiques de pages du site	Conservées sous forme de statistiques de pages vues tant que le site existe. Elles ne contiennent ni adresse IP ni cookie, et le code de visiteur change chaque jour : une page vue ne peut donc pas être reliée à vous.
Documents contractuels et de facturation avec les clients professionnels	Aussi longtemps que l'exige le droit commercial et fiscal belge (généralement 7 à 10 ans).
Sauvegardes	Les données supprimées peuvent subsister dans nos sauvegardes pendant 30 jours au maximum avant d'être écrasées. Les sauvegardes sont conservées dans l'UE, dans la région d'Amsterdam de notre prestataire de sauvegarde.

11. Comment nous protégeons vos données

Tout le trafic est chiffré par TLS (HTTPS/WSS). Vos données sont stockées sur des serveurs que nous exploitons nous-mêmes chez Hetzner à Falkenstein, en Allemagne, et nos sauvegardes sont conservées dans l'UE, dans la région d'Amsterdam de Backblaze (une société américaine).
Les mots de passe sont hachés avec Argon2. Nous ne stockons ni ne voyons jamais votre mot de passe en clair.
Sur mobile, votre jeton de connexion est conservé dans le stockage sécurisé du système d'exploitation (iOS Keychain / Android Keystore).
Chaque enregistrement est rattaché à une organisation ; des autorisations basées sur les rôles déterminent qui peut voir et modifier quoi.
L'accès aux systèmes de production est limité à un petit nombre d'ingénieurs et protégé par une authentification forte.
Nous n'exécutons aucun script d'analyse ni de publicité tiers dans les apps : aucune donnée de suivi ne sort de Kimchi.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Si nous avons connaissance d'une violation affectant vos données, nous en informerons votre employeur et, lorsque la loi l'exige, vous-même et l'autorité de contrôle.

12. Vos droits

En vertu du RGPD, vous avez le droit :

d'accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet et d'en recevoir une copie ;
de faire rectifier les données inexactes ou incomplètes ;
de faire effacer vos données (« droit à l'oubli ») ;
de limiter la manière dont nous traitons vos données ;
de recevoir vos données dans un format portable et lisible par machine ;
de vous opposer aux traitements fondés sur nos intérêts légitimes ;
de retirer votre consentement à tout moment (par exemple une autorisation de l'appareil), sans que cela n'affecte les traitements effectués auparavant ;
d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.

Comment les exercer. Pour les données de l'espace de travail de votre employeur, c'est votre employeur qui est responsable du traitement — adressez-vous à l'administrateur de votre espace de travail, qui peut mettre à jour votre profil ou supprimer votre compte directement dans Kimchi. Pour toute autre demande, ou si vous préférez vous adresser à nous, écrivez à privacy@usekimchi.com. Nous répondrons dans un délai d'un mois (ce délai peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes, et nous vous en informerons le cas échéant). Nous pouvons vous demander de vérifier d'abord votre identité.

Supprimer votre compte. Demandez à l'administrateur de votre espace de travail de vous retirer, ou écrivez-nous à privacy@usekimchi.com depuis l'adresse liée à votre compte. Nous supprimons votre compte et vos données personnelles dans un délai de 30 jours, sauf lorsque votre employeur est légalement tenu de conserver certains documents.

Autorité de contrôle. Notre autorité de contrôle est l'Autorité de protection des données belge : Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données, Drukpersstraat 35, 1000 Brussels, Belgium — www.gegevensbeschermingsautoriteit.be. Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données du pays de l'UE où vous vivez ou travaillez.

13. Cookies et stockage local

Ce site web. Ces pages sont servies sous forme de fichiers statiques et ne déposent qu’un seul cookie : kimchi_lang, un cookie strictement nécessaire qui mémorise la langue que vous avez choisie, afin que le site s’ouvre dans cette langue lors de votre prochaine visite. Il ne contient qu’un code de langue (par exemple « fr ») et ne sert jamais au suivi. La bannière cookies à laquelle vous avez peut-être répondu enregistre votre choix dans le stockage local de votre navigateur, uniquement sur votre appareil. Si vous l'acceptez, le site charge aussi notre outil de statistiques de pages : Plausible, un logiciel libre que nous exploitons sur nos propres serveurs dans l'UE, de sorte que rien n'est transmis à un tiers. Plausible ne dépose aucun cookie et n'enregistre rien sur votre appareil. Pour chaque page consultée, il enregistre l'adresse de la page, le site qui vous y a mené, votre navigateur, votre système d'exploitation, le type d'appareil et votre pays. Votre adresse IP ne sert qu'à déterminer le pays et, avec votre navigateur, un code de visiteur qui change chaque jour ; l'adresse elle-même n'est jamais conservée. Si vous refusez, l'outil n'est jamais chargé. Pour modifier votre réponse, effacez les données de ce site dans votre navigateur : la bannière vous reposera la question. Une exception, que vous choisissez en l'utilisant : la réservation d'une démo charge le widget de prise de rendez-vous Cal.com, qui dépose ses propres cookies selon la politique de confidentialité de Cal.com. Il n'est chargé que lorsque vous ouvrez la réservation.

Application web (app.usekimchi.com). Nous n'utilisons que des cookies internes strictement nécessaires ; c'est pourquoi aucune bannière cookies ne s'y affiche :

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14. Enfants

Kimchi est un outil professionnel destiné aux personnes en âge de travailler. Il ne s'adresse pas aux enfants de moins de 16 ans, et nous ne collectons pas sciemment de données les concernant. Si vous pensez qu'un enfant a reçu un compte Kimchi, prévenez-nous et nous le supprimerons.

15. Modifications de cette politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique à mesure que Kimchi évolue. Nous publierons la nouvelle version ici avec une nouvelle date d'entrée en vigueur et, pour les modifications importantes, nous vous en informerons dans l'app ou par e-mail avant leur entrée en vigueur.

16. Contact

Questions, demandes ou préoccupations concernant la confidentialité : privacy@usekimchi.com, ou par courrier à Kimchi BV, Belgique.